dnes je 9.4.2020

Input:

Cestovní náhrady

11.2.2020, , Zdroj: Verlag Dashöfer

7.7.4
Cestovní náhrady

JUDr. Jan Horecký, Ph.D.

S pracovními cestami je úzce spojena i povinnost zaměstnavatele poskytovat zaměstnancům stravné a náhrady, které zaměstnanci náleží v souvislosti s výkonem práce mimo místo výkonu práce a pravidelné pracoviště (cestovní náhrady). Zaměstnavatel je podle zákoníku práce povinen poskytovat zaměstnanci náhradu výdajů, které zaměstnanci vzniknou v souvislosti s výkonem práce. Tato povinnost zaměstnavatele se uplatní nejen v případech, kdy by zaměstnanec za účelem plnění povinností a ve prospěch zaměstnavatele vynaložil materiálů či svých finančních prostředků, ale především za situace, kdy se má práce vykonávat na jiném místě, než je místo běžné, tj., i v případě pracovní cesty.

Zaměstnavatel by měl předem písemně určit (např. přímo v cestovním příkazu) podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, zejména:

  • dobu a místo nástupu a ukončení cesty,

  • místo plnění pracovních úkolů,

  • způsob dopravy a ubytování.

Při určování těchto podmínek by měl přihlížet k oprávněným zájmům zaměstnance.

S ohledem na běžný výkon práce a s přihlédnutím na složitost organizace práce a její zjednodušení (např. u obchodních zástupců, popř. servisních zaměstnanců pro určitou širší oblast, např. kraj) může přejít část povinnosti zaměstnavatele určit základní náležitosti pracovní cesty, po dohodě se zaměstnancem, na zaměstnance – ten si vytvoří cestovní příkaz, který zaměstnavatel následně schvaluje.

Schvalování cestovních příkazů, resp. schvalování služebních cest může probíhat prostřednictvím zaměstnavatele nejen ad hoc, ale rovněž ex ante, tedy až po skončení služební cesty, popř. v rámci měsíčního vyúčtování a přehledu činností zaměstnance (typicky v případech např. regionálních zaměstnanců poradenských center). Přestože může zaměstnavatel plánování činností a služebních cest přenést na zaměstnance, doporučuje se vytvořit alespoň obecný rámec (pravidla) pro uskutečňování cest (např. určitým časovým, lokálním, popř. početním omezením, od kterého bude třeba vždy zaměstnavatele předem kontaktovat). Za všechny služební cesty (tedy za výkon činností souvisejících s prací zaměstnance a ve prospěch zaměstnavatele) zaměstnanci náleží cestovní náhrady, které mu zaměstnavatel nemůže zpětně odebrat, popř. nepřiznat.

Zaměstnavatel má určit podmínky týkající se pracovní cesty předem. Stejně tak je povinen zaměstnance vybavit finančními prostředky, které pokryjí předpokládané výdaje. S ohledem na konkrétní okolnosti, za kterých bude pracovní cesta vykonávána, se může samozřejmě stát, že předvídané podmínky se změní. V takovém případě by měl zaměstnanec zaměstnavatele o těchto změnách informovat a zaměstnavatel by na ně měl reagovat. Např. v důsledku zpoždění spoje se může stát, že zaměstnavatelem předem stanovené podmínky nebudou odpovídat skutečnosti. Vzhledem k tomu, že se od těchto předem stanovených podmínek odvozují i cestovní náhrady, není možné původní výpočet cestovních náhrad uplatnit. Zaměstnavatel pak poskytne zaměstnanci náhradu cestovních nákladů podle následně prokázaných skutečných výdajů zaměstnance.

Celková výše cestovních náhrad se posuzuje po skončení cesty. Dojde-li ke změně v plánu (cestovním příkaze), je třeba výslednou částku náhrad upravit v souladu s realitou. Obdrží-li zaměstnanec při pracovní cestě např. na konferenci v pozvánce neuvedená (a tedy v příkaze a předběžném vyúčtování nezahrnutá) teplá jídla, má povinnost zaměstnavateli danou skutečnost oznámit a zaměstnavatel musí ve vyúčtování stravného teplé jídlo zahrnout. Pokud zaměstnanec poskytnutí teplé stravy zaměstnavateli zatají, jedná se o porušení povinností zaměstnance, což může vést k pracovněprávním sankcím (tj. i ke skončení pracovního poměru).

Proklamované cestovní výdaje, které zaměstnanci během pracovní cesty vznikly, může zaměstnavatel chtít po zaměstnanci prokázat. Každopádně by mělo po skončení pracovní cesty dojít k jejich finálnímu vyúčtování. Pokud by se zaměstnanci stalo, že např. z důvodu ztráty dokladů, jízdenek apod. nemohl zaměstnavateli další výdaje prokázat, může mu zaměstnavatel (nebude-li se jednat např. o náhradu pohonných hmot) poskytnout cestovní náhrady v jím uznané výši, které odpovídají běžným podmínkám.

Vzhledem k tomu, že se úprava pracovní cesty, s kterou je někdy problematika cestovních náhrad zaměňována, vztahuje i na základní pracovněprávní vztahy založené dohodami o pracích konaných mimo pracovní poměr, je důležité upozornit na skutečnost, že cestovní náhrady se na „dohodáře” automaticky nevztahují! Pro to, aby měli na cestovní náhrady spojené s výkonem pracovní cesty nárok i zaměstnanci činní pro zaměstnavatele na základě některé z dohod konaných mimo pracovní poměr, je nutné tento jejich nárok v dohodě přímo sjednat. Sjednání náhrad i pro zaměstnance pracující na základě dohod však zákoník práce neřadí mezi zákonné povinnosti zaměstnavatele. Případné poskytování cestovních náhrad je tak zcela na libovůli zaměstnavatele.

Nárok na cestovní náhrady náleží dohodářům za předpokladu, že je sjednán. Zaměstnancům, kteří jsou pro zaměstnavatele zavázáni vykonávat práci na základě dohody o provedení práce, náleží cestovní náhrady, bylo-li tak dohodnuto, i v případě, kdy nebude ve smlouvě uvedeno místo pravidelného pracoviště a práce bude vykonávána mimo obec jeho bydliště.

V případě, kdy zaměstnavatel chce poskytovat cestovní náhrady i zaměstnancům, kteří jsou pro něj činní na základě dohody o provedení práce, popř. dohody o pracovní činnosti, je třeba v dohodách nárok na cestovní náhrady sjednat (může být určeno i vnitřním předpisem). V každém případě je však nutné v dohodách, nad zákonný rámec, uvést místo výkonu práce, resp. místo pravidelného pracoviště, od kterého se následně konkrétní nárok na cestovní náhrady odvozuje.

Pokud bude dohoda obsahovat závazek zaměstnavatele k poskytnutí cestovních náhrad i zaměstnanci, který pro něj vykonává práci na základě některé z dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, pak platí následující. Cestovní náhrady je možné zaměstnanci, který koná pro zaměstnavatele práci na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, poskytnout pouze v případě, že bylo sjednáno toto právo, a současně i místo pravidelného pracoviště zaměstnance.

Má-li však zaměstnanec podle dohody o provedení práce vykonat pracovní úkol v místě mimo obec bydliště, má právo na cestovní náhrady, bylo-li jejich poskytnutí sjednáno, a to i v případě, kdy by nedošlo k sjednání místa pravidelného pracoviště.

Na tomto místě je nutné upozornit na skutečnost, že stejně jako nelze zaměňovat pracovní cestu s cestovními náhradami, nelze pracovní cestu vnímat ani jako základní a jedinou podmínku vzniku nároku na cestovní náhrady. Nárok na cestovní náhrady přísluší zaměstnanci i v případě, kdy nebude vyslán na pracovní cestu, ale kdy bude vykonávat pro zaměstnavatele práci pouze mimo místo pravidelného pracoviště.

Druhy cestovních náhrad

Mezi jednotlivé druhy cestovních náhrad, které je zaměstnavatel povinen zaměstnanci v souvislosti s jeho vysláním na pracovní cestu poskytnout, patří především:

  • náhrada jízdních výdajů,

  • náhrada jízdních výdajů k návštěvě rodiny,

  • náhrada výdajů za ubytování,

  • náhrady zvýšených stravovacích výdajů (stravné),

  • nutných vedlejších výdajů.

Zákoník práce v ust. § 151 a násl. ZP vyjmenovává celý etalon situací, při kterých může zaměstnanci vzniknout nárok na proplacení výdajů a cestovních náhrad.

Cestovními výdaji, za které poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci cestovní náhrady, se rozumí výdaje, které vzniknou zaměstnanci při:

a) pracovní cestě (§ 42 ZP),

b) cestě mimo pravidelné pracoviště,

c) mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště,

d) přeložení (§ 43 ZP),

e) dočasném přidělení (§ 43a ZP),

f) přijetí do zaměstnání v pracovním poměru,

g) výkonu práce v zahraničí.

K náhradám, na které může zaměstnanci vzniknout nárok, patří např. i náhrady za opotřebení vlastních nástrojů a pomůcek užitých pro výkon práce s vědomím zaměstnavatele, popř. náhrada majetkové škody, která zaměstnanci vznikne např. na jeho oděvu, který při služební cestě používá (např. při vystupování z hromadného dopravního prostředku roztržené kalhoty). Zde se však nejedná o cestovní náhrady, ale náhrady za opotřebení či poškození, které se odvíjejí od povinnosti zaměstnavatele k náhradě škody.

Nejčastějšími cestovními výdaji, které jsou kryty cestovními náhradami, jsou zejména stravné a náhrady jízdních výdajů.

Stravné

V případě stravného se jedná o náhradu zvýšených stravovacích výdajů. Při rozhodování o výši stravného je nutné rozlišovat, byl-li na pracovní cestu vyslán zaměstnanec pracující v podnikatelském (soukromém), nebo státním (veřejném) sektoru. Podle toho, v kterém sektoru je zaměstnanec zaměstnán, se totiž řídí např. výše základní náhrady stravného, na kterou má zaměstnanec nárok. Stejně tak je třeba rozlišovat, jedná-li se o pracovní cestu v rámci České republiky (tuzemská pracovní cesta) nebo o pracovní cestu do zahraničí. Zahraniční pracovní cestou se rozumí cesta konaná mimo území České republiky.

Zákonné stravné reflektuje skutečnost, že je zaměstnanec na pracovní cestě vystaven povinnosti (povětšinou) nestandardního způsobu stravování (např. návštěva restaurace k zajištění teplých jídel, místo domácího vaření, popř. chystání svačin). Na druhou stranu zaměstnavatel není povinen zaměstnanci nahradit veškeré výdaje, které mu při stravování vznikly! Výše stravného je proto určována každý rok ve vyhlášce o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad jak pro tuzemské pracovní cesty (pro rok 2019 jde o vyhlášku č. 358/2019 Sb.), tak pro zahraniční pracovní cesty (pro rok 2020 se jedná o vyhlášku č. 310/2019 Sb., o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2020). Výše stravného je vždy odvozována od konkrétní délky trvání pracovní cesty.

Upozorňujeme, že opět nelze zaměňovat délku trvání pracovní cesty s pracovní dobou (pro stanovení výše stravného není rozhodující pracovní doba, ale celý časový rozsah pracovní cesty, tj. čas strávený na pracovní cestě!). Povinnost zaměstnavatele poskytnout zaměstnanci stravné vzniká v případě, že je délka pracovní cesty minimálně 5 hodin. Běžně se má posuzovat délka pracovní cesty v rámci jednotlivých kalendářních dnů, nicméně pokud by pro zaměstnance mělo být výhodnější sečtení délky v na sebe navazujících dnech, pak má zaměstnavatel postupovat pro zaměstnance příznivějším způsobem. Jde zejména o situace, kdy by zaměstnanci jinak právo na stravné nevzniklo.

Zaměstnavatel vyslal zaměstnance na pracovní cestu, která trvala 8 hodin, z toho čtyři hodiny v úterý a čtyři hodiny ve středu (jednalo se o noční pracovní cestu). Pokud by zaměstnavatel posuzoval délku pracovní cesty v kalendářních dnech, pak by zaměstnanci právo na stravné nevzniklo, byť by byl na pracovní cestě déle než pět hodin. Proto se bude stravné odvozovat od celé délky pracovní cesty a zaměstnanci bude náležet min. 87 (až 103 Kč v případě zaměstnanců ve veřejném sektoru) Kč.

Pro rok 2020 je určena výše stravného pro tuzemské pracovní cesty následovně:

a) v podnikatelském sektoru poskytne zaměstnavatel zaměstnanci v souvislosti s výkonem pracovní cesty stravné nejméně ve výši:

  • 87 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,

  • 131 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,

  • 206 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

b) v nepodnikatelském sektoru může být výše stravného určena v rámci předem daného rozmezí. Jedná se pak o následující částky:

za každý kalendářní den pracovní cesty má zaměstnavatel zaměstnanci poskytnout stravné ve výši:

  • 87 Kč až 103 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,

  • 131 Kč až 158 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,

  • 206 Kč až 246 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

Ke změnám v souvislosti se stravným dochází prakticky každý rok, proto je vhodné agendu novelizace stravného sledovat.

Dojde-li k zákonné změně (zvýšení) stravného, které zaměstnavatel v souvislosti s vysláním zaměstnance na služební cestu nebude reflektovat a zvýšené stravné mu nepřizná, jedná se o porušení povinností na straně zaměstnavatele (nezákonné krácení nároků zaměstnance), pro které může být zaměstnavateli udělena pokuta až ve výši 200 tis. Kč.

Zahraniční stravné poskytuje zaměstnavatel v cizí měně tak, aby zaměstnanec mohl s částkami přímo disponovat. Pokud při zahraniční pracovní cestě zaměstnanec navštíví více zemí, pak se mu zahraniční stravné bude posuzovat podle úrovně té země, ve které stráví v daném kalendářním dni nejvíce času.

Jak při vnitrostátní pracovní cestě, tak při zahraniční pracovní cestě, vzniká-li zaměstnanci právo na stravné, může na základě zákonem předvídaných skutečností docházet ke krácení stravného.

U zaměstnance, který je vyslán na pracovní cestu, a který splní předpoklady pro přiznání stravného, může dojít i k jeho přiměřenému krácení. Pokud totiž bude zaměstnanci na pracovní cestě poskytnuto bezplatné jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře a na které zaměstnanec sám nepřispívá, pak lze zaměstnanci stravné zkrátit:

a) při tuzemské pracovní cestě až o hodnotu:

  • 70 % stravného, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,

  • 35 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, max. však 18 hodin a

  • 25 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin, a

b) při zahraniční pracovní cestě obdobně, v souvislosti s přiznaným stravným. Bylo-li zaměstnanci během zahraniční pracovní cesty poskytnuto bezplatné jídlo, přísluší zaměstnanci zahraniční stravné ve výši