3.4.7.3
Archivace a skartace dokumentů ve společenství vlastníků
Ing. Božena Künzelová
Doba úschovy dokladů a písemností ve společenství vlastníků je ovlivněna více právními předpisy. Dle ustanovení § 164 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (NOZ), člen statutárního orgánu může zastupovat právnickou osobu ve všech záležitostech; vyžadují-li stanovy, aby členové statutárního orgánu jednali společně v případě kolektivního statutárního orgánu, může člen právnickou osobu zastoupit jako zmocněnec samostatně, jen byl-li zmocněn k určitému právnímu jednání. Uvedené ustanovení občanského zákoníku se vztahuje i na společenství vlastníků. Z uvedeného vyplývá, že povinnosti stanovené níže uvedenými právními předpisy je povinen plnit a splnit statutární orgán společenství vlastníků, tj. buď jednočlenný statutární orgán, tzn. předseda společenství vlastníků, nebo kolektivní statutární orgán, tzn. výbor.
Nahoru1. Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů (ZÚČ)
NahoruDoba úschovy dokladů
Pro účely vedení účetnictví je ve shodě s § 31 ZÚČ společenství vlastníků jako účetní jednotka povinno uschovávat účetní záznamy, a to po dobu stanovenou tímto zákonem. Účetní záznamy se uschovávají:
- účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,
- účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,
- účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví, po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.
Nestanoví-li tento zákon jinak, platí pro nakládání s účetními záznamy zvláštní právní předpisy.
Dle čtvrtého odstavce výše uvedeného paragrafu je povinno společenství vlastníků před svým zánikem zajistit povinnosti spojené s uschováním účetních záznamů a o způsobu tohoto zajištění prokazatelně informovat státní archiv. V souladu s ustanoveními NOZ se společenství vlastníků zrušuje dnem zániku vlastnického práva ke všem jednotkám v domě s tím, že při zrušení společenství vlastníků se neprovádí likvidace a práva a povinnosti společenství vlastníků přecházejí dnem jeho zániku na vlastníky jednotek v poměru stanoveném podle podílu každého vlastníka jednotky na společných částech.
Použije-li společenství vlastníků účetní záznamy i pro jiný účel než pro účely vedení účetnictví, například pro účely sociálního zabezpečení a veřejného zdravotního pojištění, občanského soudního řízení, správního řízení, trestního řízení, daňového řízení apod., po uplynutí dob úschovy uvedených v zákoně o účetnictví postupuje dále tak, aby byly zajištěny požadavky vyplývající z jejich použití pro uvedené účely. I v případě použití účetních záznamů k těmto jiným účelům všechna ustanovení zákona o účetnictví týkající se účetních záznamů platí obdobně. Jsou-li záruční nebo reklamační lhůty a řízení delší než lhůta stanovená pro účely zákona o účetnictví, uschovává společenství vlastníků doklady a jiné účetní záznamy po dobu, po kterou tato lhůta běží nebo toto řízení trvá. Vztahuje-li se účetní záznam k nezaplacené pohledávce či nesplněnému dluhu, uschovává společenství vlastníků tento účetní záznam do konce prvního účetního období následujícího po účetním období, v němž dojde k zaplacení pohledávky nebo ke splnění dluhu.
Jako účetní záznamy lze použít zejména mzdové listy, daňové doklady nebo jinou dokumentaci vyplývající ze zvláštních právních předpisů s tím, že tato použitá dokumentace musí splňovat požadavky kladené na účetní záznamy. Tuto dokumentaci uschovává společenství vlastníků po dobu stanovenou zákonem o účetnictví podle funkce, kterou plní při vedení účetnictví.
Dle judikatury Nejvyššího soudu statutárnímu orgánu společnosti náleží obchodní vedení společnosti, což zahrnuje mimo jiné i povinnost zajistit řádné vedení účetnictví, a to s péčí řádného hospodáře, tzn. povinnosti dané zákonem o účetnictví je povinen splnit statutární orgán účetní jednotky. Za vedení účetnictví včetně sestavení účetní závěrky a naplnění ostatních povinností stanovených zákonem o účetnictví odpovídá statutární orgán účetní jednotky, tj. v případě společenství vlastníků jeho statutární orgán, tj. předseda společenství vlastníků jako jednočlenný statutární orgán, nebo výbor jako kolektivní statutární orgán.
NahoruZpůsob uschování dokladů jako účetních záznamů
Zákon o účetnictví stanoví, že účetní záznam může mít listinnou, technickou nebo smíšenou formu. Pro účely zákona o účetnictví se považuje za formu:
- listinnou účetní záznam provedený na analogový nosič rukopisem, psacím strojem, tiskařskými nebo reprografickými technikami anebo tiskovým výstupním zařízením výpočetní techniky, jehož obsah je pro fyzickou osobu čitelný (úschova dokladů v písemné formě je jednak typická svými nároky na prostor určený k archivaci, jednak v současné době je problémem také zachování obsahu účetního dokladu po dobu stanovenou zákonem o účetnictví, a to zejména v případech, kdy je účetní doklad vytištěn na termopapíře či obdobném materiálu; v těchto případech se v praxi doporučuje pro zachování obsahu účetního dokladu tento účetní doklad oskenovat, případně okopírovat),
- technickou účetní záznam provedený elektronickým, optickým nebo jiným způsobem nespadajícím pod písmeno a), který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný,
- smíšenou formu účetní záznam v listinné formě obsahující též informace v technické formě pro fyzickou osobu nečitelné, který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný.
Pokud společenství vlastníků provádí převod účetního záznamu z jedné formy do jiné nové formy, čímž vzniká nový účetní záznam, je povinno zajistit, že obsah účetního záznamu v nové formě je shodný s obsahem účetního záznamu v původní formě, což je společenství vlastníků povinno prokázat. Zároveň je povinno na požádání umožnit oprávněným osobám seznámit se s obsahem jimi určených účetních záznamů v uvedené formě, a to po dobu, po kterou je stanovena povinnost vést nebo uschovávat uvedené účetní záznamy. Zároveň je společenství vlastníků povinno disponovat účetními záznamy, kterými dokládá formu vedení účetnictví, tzn. společenství vlastníků musí umožnit převod do formy tak, aby byl obsah čitelný, z čehož vyplývá povinnost disponovat takovými prostředky, nosiči a vybavením, které umožní provést převod účetních záznamů do příslušné formy (například odpovídající hardware i software).
Nahoru2. Daňové předpisy
Z daňového hlediska je nutné vycházet zejména ze zákona č. 280/2009 Sb., daňový řád, ve znění pozdějších předpisů. Dle § 97 tohoto zákona má daňový subjekt záznamní povinnost. Záznamy, evidence a doklady, na které se vztahuje záznamní povinnost, je daňový subjekt povinen uchovávat až do uplynutí lhůty pro stanovení daně, k níž se vztahují. Za daňový subjekt se dle ustanovení § 20 odstavce 1 daňového řádu považuje osoba, kterou za daňový subjekt označuje zákon, jakož i osoba, kterou zákon označuje jako poplatníka nebo jako plátce daně.
Daň nelze stanovit po uplynutí lhůty pro stanovení daně, která činí 3 roky. Lhůta pro stanovení daně počne běžet dnem, v němž uplynula lhůta pro podání řádného daňového tvrzení, nebo v němž se stala daň splatnou, aniž by zde byla současně povinnost podat řádné daňové tvrzení. Daňový řád definuje i výjimky z této obecné lhůty pro stanovení daně, a to případnou možností prodloužení, přerušení či obnovení běhu obecné lhůty pro stanovení daně (například byla-li před uplynutím lhůty pro stanovení daně zahájena daňová kontrola, běží lhůta pro stanovení daně znovu ode dne, kdy byl tento úkon učiněn), čímž se prodlužuje i lhůta pro uschovávání daňových dokladů. Lhůta pro stanovení daně končí nejpozději uplynutím 10 let od jejího počátku, tj. ode dne, v němž uplynula lhůta pro podání řádného daňového tvrzení, nebo v případě, že není povinnost podat řádné daňové tvrzení, dnem, v němž se daň stala splatnou.
Výše uvedené lhůty pro doměření či vyměření daně platí, pokud jiné zákony nestanoví jinak. Zvláštní právní úprava, kdy je stanoveno jinak a tak dochází k prodloužení doby úschovy daňových dokladů, je obsažena v ustanovení § 38r zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, které mimo jiné prodlužuje lhůtu pro vyměření daně při uplatnění daňové ztráty jako položky odčitatelné od základu daně. Je-li možné uplatnit daňovou ztrátu nebo její část ve zdaňovacích obdobích následujících po zdaňovacím období, v němž daňová ztráta vznikla, jako položku odčitatelnou od základu daně, lhůta pro stanovení daně za zdaňovací období, v němž daňová…
